Google Sheets와 Apps Script로 이메일 알림 자동화하기
우리는 현대 사회에서 시간은 그 어느때보다 소중한 자원이라는 것을 알고 있다. 그래서 많은 사람들이 업무의 효율성을 극대화 하고 일과 삶의 균형을 찾기 위해 업무 자동화를 목표로 한다.
그러나 여전히 '업무 자동화'라는 말을 들으면 복잡한 프로그래밍이나 전문 지식이 필요할 것이라는 생각에 막연한 두려움을 느낄 수 있다. 당신에게도 여전히 어려운가?
하지만 구글 시트와 구글 스크립트를 활용하면 복잡한 기술 지식이 없어도 누구나 업무 자동화를 시작 할 수 있다는 사실을 우리는 이미 알고 있다.
오늘차 학습을 들어가기에 앞서 다시 한번 업무 자동화가 왜 우리 삶에 필요한지 되새겨보자.
업무 자동화의 필요성은 간단하다. 반복적이고 소모적인 작업을 자동화 함으로써 우리는 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 된다. 이는 생산성을 향상시키는 것은 물론, 우리의 삶에 긍정적인 변화를 가져다 준다.
예를 들어 매일 반복되는 데이터 입력이나 이메일 알림 발송과 같은 작업이 자동으로 처리 된다면 이로 인해 얻는 여유 시간으로 새로운 기술을 배우거나 가족과 함께하는 시간을 늘릴 수 있다.
그래서 이번에는 구글 시트의 작업 목록에 따른 이메일 알림을 자동화하는 구체적인 방법에 대해 알아보도록 하자.
1. 구글 시트 문서 준비하기
첫번째 단계는 구글 시트 문서를 준비 하는 것이다. 이 문서에는 작업 목록과 각 작업의 우선순위, 담당자의 이메일 주소를 포함 한다.
STEP - BY - STEP
- 시트 구성하기: 새 Google Sheets 문서를 생성하고, 첫 번째 행에
작업명,우선순위,이메일 주소라는 제목을 입력한다. - 데이터 입력하기: 실제 작업 목록을 입력합니다. 예시로, 작업명
보고서 검토, 우선순위높음, 이메일 주소reviewer@example.com을 입력할 수 있다.
- 작업명 : 업무의 명칭 또는 간단한 설명
- 우선순위 : 업무의 우선순위로 '높음', '중간', '낮음' 등으로 구분. 추후 특정 우선순위의 업무에 대해서만 알림을 보내는데 사용 할 수도 있다.
- 이메일 주소 : 해당 업무에 대한 알림을 받을 사람의 이메일 주소를 입력
2. 구글 앱스 스크립트 프로젝트 시작
구글 시트 문서에서 [확장 프로그램] - [Apps script] 를 선택하여 앱스 스크립트 에디터를 연다.
새 스크립트 파일을 생성하고 아래 코드를 작성하여 사용자 입력을 처리하고 조건부 로직을 구현한다.
[코드 복사]
function sendHighPriorityTaskEmails() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var data = sheet.getDataRange().getValues();
data.slice(1).forEach(function(row) {
var taskName = row[0];
var priority = row[1];
var email = row[2];
if (priority === '높음') {
var subject = '긴급 작업 알림: ' + taskName;
var body = '안녕하세요,\n\n다음 작업의 우선순위가 높습니다: ' + taskName + '\n해당 작업을 확인하시기 바랍니다.';
MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
});
}
3. 스크립트 실행 및 테스트
- 앱스 스크립트에서 위 스크립트를 저장하고 실행한다.
- 권한 부여 : 처음 실행 시 Google이 스크립트에 필요한 권한을 요청한다. 스크립트가 이메일을 보내기 위해 필요한 권한을 부여한다.
4. 결과 확인
'우선순위'가 '높음'으로 설정된 모든 작업에 대해 (위의 예시에서는 내 실제 메일 1개에 대한 작업만 우선순위 높음으로 지정했음) 지정된 이메일 주소로 알림 메일이 발송 되었는지 확인한다.
이 과정을 통해 작업 목록 관리와 이메일 알림의 자동화를 성공적으로 구현할 수 있다.
결론
이제 우리는 구글 시트와 앱스 스크립트를 활용해 업무 자동화의 첫걸음을 시작했다. 이 과정을 통해 업무 자동화가 생각보다 접근하기 쉽고 그 효과가 매우 크다는 것을 알 수 있었다.
앞으로 점차적으로 자신만의 업무 자동화 시스템을 설계하고 구현해보자. 데이터 분석에서 고객 관리, 심지어 매일의 할 일 목록을 정리하는 것까지 자동화의 범위를 확장할 수 있다.
중요한 것은 첫걸음을 떼는 것이다.
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